Heijmans Tax beleid

Het Tax beleid, goedgekeurd door de raad van bestuur van Koninklijke Heijmans N.V. op 10 januari 2023 en eens per twee jaar gereviewed, heeft als doelen het vastleggen van principes en richting geven ten aanzien van fiscaal gedrag voor alle entiteiten waarvan Koninklijke Heijmans N.V. de controlerende entiteit is (‘de Groep’). Met dit beleid waarborgen we de integriteit en reputatie van Heijmans op de lange termijn. Deze principes zijn belangrijk voor ons en worden ook ondersteund door onze algemene strategie en de duurzaamheidsstrategie.

De fiscale gedragscode van Heijmans geeft handvatten en richting, is niet vrijblijvend en geldt voor iedereen die met Heijmans te maken heeft: het bestuur, onze (tijdelijke) collega’s, onze partners, onderaannemers en leveranciers. Als medewerkers van Heijmans bij het uitvoeren van hun werkzaamheden met fiscale dilemma’s worden geconfronteerd, is de interne meldprocedure zoals omschreven in paragraaf 15.8 hier ook op van toepassing.

Fiscale kernwaarden van Heijmans

Samenwerken

Eerlijk en integer samenwerken op het gebied van alle belastingzaken met andere experts binnen Heijmans. Waarborgen van vruchtbare samenwerkingen met relevante stakeholders en onderhouden van een constructieve en transparante dialoog gebaseerd op wederkerigheid en transparantie, zonder afbreuk te doen aan de vertrouwelijkheid die hoort bij de bedrijfsvoering.

Eigenaarschap

Wederkerigheid en solidariteit serieus nemen en een ‘fair share’ aan belastingen afdragen en voldoen aan alle van toepassing zijnde belastingverplichtingen in landen en regio’s waar Heijmans actief is of zal worden.

Resultaatgericht

De belastingzaken organiseren om daarmee een zo gunstig mogelijk fiscale behandeling te realiseren binnen de door de geest van de wet gestelde grenzen en in lijn met de overige kernwaarden.

Heijmans Tax beleid

Op basis van de bovengenoemde kernwaarden hebben alle entiteiten die deel uitmaken van de Heijmans Groep hun tax governance management ingericht door zich te houden aan de volgende vijf verplichtingen:

1. Tax compliance

Als makers van de gezonde leefomgeving weten wij als geen ander hoe belangrijk het is om bij te dragen aan de algemene voorzieningen in de landen en regio’s waar we actief zijn of in de toekomst zullen worden. Daarom voelt Heijmans een hoge mate van verantwoordelijkheid om een ‘fair share’ aan belastingen af te dragen en transparant te zijn over de tax positie van het Heijmans businessmodel in lijn met de VNO-NCW Tax Governance Code en Corporate Governance Code paragraaf 1.1.1 sub vii. Dit doet Heijmans op basis van de volgende principes:

• Tax volgt de business. Tax posities worden ingenomen op basis van deugdelijke bedrijfsprincipes en door ons te onthouden van aggressieve tax structuren met als doel belasting te ontwijken of ontduiken. Mocht Heijmans in de toekomst buiten Nederland actief worden, dan zal dit in beginsel niet in landen zijn die zijn opgenomen op de zwarte lijst van de Europese Unie.

• We volgen zowel de letter als de geest van de wet.

• We passen het ‘arm’s length‘-principe toe in intra-groep transacties.

• We openbaren tijdig volledige en juiste informatie over onze activiteiten en onthouden ons van structuren die transparantie verbergen en/of verminderen.

• We verwachten dat onze (belasting)adviseurs ons adviseren met inachtneming van bovenstaande principes.

2. Tax efficiency

Heijmans moet belasting betalen, maar zal waar mogelijk zijn belastinglast proberen te beperken. Met andere woorden, binnen de grenzen van de overige vier verplichtingen en meer in het bijzonder van de eerste verplichting streeft Heijmans naar waardecreatie door middel van effectief management van belastinglasten en legitiem gebruik van belastingvoordelen, vrijstellingen en/of

3. Tax zekerheid & comfort

Heijmans streeft naar het ontwikkelen van sterke en wederkerige relaties met lokale belastingautoriteiten op basis van transparantie en vertrouwen. Dit alles met het doel te komen tot een juiste wetstoepassing, het vergroten van rechtszekerheid en verminderen van disputen. Heijmans hanteert hiervoor de volgende principes:

• In het geval dat belastingwetgeving onduidelijk of onderhevig is aan interpretatieverschillen wordt schriftelijk advies ingewonnen door Heijmans Tax.

• We voorzien de belastingautoriteiten zo snel mogelijk van alle benodigde informatie en relevante documentatie.

• Dialoog gaat voor dispuut. We geven de sterke voorkeur aan het oplossen van geschillen in de sfeer van het onderlinge overleg - mits mogelijk – door in te zetten op constructief overleg en te bouwen aan duurzame relaties met relevante belastingautoriteiten.

• In het geval van nieuwe en/of gewijzigde wet- en regelgeving behartigen vertegenwoordigers van Heijmans via de brancheverenigingen onze belangen richting (lokale) overheden, met inachtneming van onze fiscale gedragscode.

• We bouwen een dossier op in verweer tegen geschillen en conflicten met betrekking tot verschil van inzicht en interpretatie van belastingwetgeving, maar altijd met als primair doel om te komen tot een minnelijke schikking en/of oplossing.

4. Tax risicobeheersing

Heijmans is op dit moment nagenoeg uitsluitend in Nederland actief. Dit neemt niet weg dat het in de huidige publieke discussie met betrekking tot het tax beleid van multinationals en gelet op de overheidsopdrachtgevers van Heijmans, des te meer reden is om onze tax risico’s te identificeren en te beheersen.

Heijmans is blootgesteld aan de volgende tax risico’s:

• Tax compliance & reporting risico’s. Deze risico’s omvatten het te laat of onjuist indienen van belastingaangiften, het te laat of onjuist aanspraak maken op vrijstellingen of voorkomingen, en financiële of operationele systemen en processen die niet robuust genoeg zijn ter ondersteuning van compliance & reporting verplichtingen. De risicobereidheid voor tax compliance & reporting risico’s is laag.

• Transactionele risico’s. Het risico van het ondernemen van (rechts)handelingen zonder vooraf de fiscale consequenties in kaart te brengen, dan wel tax planning die niet juist wordt geïmplementeerd. De risicobereidheid van transactionele risico’s is laag tot medium.

• Reputatierisico’s. Dit omvat de overall impact die de bedrijfsvoering op het gebied van tax kan hebben op onze relaties met stakeholders, klanten, belastingautoriteiten en de maatschappij. De risicobereidheid is gematigd. In geval van een onzekere belastingpositie geldt dat een pleitbaar standpunt (“more likely than not”) wordt ingenomen.

Heijmans beheerst zijn risico’s op basis van de volgende principes:

• Fiscale risicobeheersing is een integraal onderdeel van de Heijmans risk policy. Dit betekent dat Heijmans Tax geconsulteerd dient te worden om de fiscale consequentie van significante zakelijke transacties, vooraf te bepalen.

• Het opstellen en beheren van het Tax Control Framework en Risicomatrix per belastingmiddel gebeurt in nauw overleg met de Belastingdienst onder een Individueel Toezichtsplan (Horizontaal Toezicht).

• We dragen bij aan naleving en optimalisatie van fiscale processen, inclusief gebruikmaking van automatiseringssoftware en technologie waar mogelijk.

• Op peil houden en verbeteren van het fiscale kennisniveau en de signaleringsfunctie van werknemers betrokken in fiscale processen ten aanzien van naleving van wet- en regelgeving door interne of externe trainingen.

• We voorkomen verrassingen door nauw betrokken te zijn bij de kwartaal- en jaarafsluitingen.

• De Audit- en Riskcommissie wordt geïnformeerd over de uitvoering van ons tax beleid (en strategie) en urgente onderwerpen, inclusief tax risico’s, ten minste eens per jaar.

5. Tax governance

De raad van bestuur van Heijmans is verantwoordelijk voor het tax beleid (en strategie). De directies van de bedrijfsstromen zijn verantwoordelijk voor het implementeren en uitvoeren van het tax beleid. Heijmans Tax is het aanspreekpunt voor alle tax gerelateerde zaken. Heijmans Tax bestaat uit hoogopgeleide tax experts die in continue dialoog zijn met interne en externe stakeholders. Heijmans Tax rapporteert periodiek aan de CFO en Group Controller over de naleving van het tax beleid (en strategie).

Tax contributie rapport
Eén van onze principes is dat Tax de business volgt. De business is kortgezegd het ontwerpen, bouwen en onderhouden van gebouwen, woningen en infrastructuur, inclusief aanpalende goederen en diensten. Dit is ondergebracht in de bedrijfsstromen Vastgoed, Bouw & Techniek en Infra met het hoofdkantoor in Rosmalen en kantoorlocaties verspreid over de rest van Nederland.

Heijmans heeft op dit moment nagenoeg geen activiteiten in het buitenland en alle werknemers, inclusief senior management, zijn werkzaam in Nederland. Dit gegeven is belangrijk om de tax positie van het Heijmans businessmodel goed te begrijpen en de reden dat 100% van het resultaat behaald met ons businessmodel is gealloceerd aan Nederland[1] . Naast periodiek overleg, zullen we waar mogelijk ook afspraken maken met de Belastingdienst over de bepaling van de belastbare winst.

Heijmans heeft tax processen en beheersingsmaatregelen om de verschillende belastingmiddelen, zoals btw, loonheffingen en vennootschapsbelasting te kunnen beheersen. Daarnaast worden er periodiek (al dan niet met externe partijen) monitoringsactiviteiten uitgevoerd, zoals steekproeven en interne audits, om te bepalen of de beheersingsmaatregelen nog effectief zijn. Daarnaast worden periodiek tax trainingen en updates verzorgd om het fiscale kennisniveau en de signaleringsfunctie ten aanzien van naleving van wet- en regelgeving op peil te houden en te verbeteren.

In het financiële jaarverslag wordt informatie verstrekt over tax betalingen en ingehouden belastingen. Heijmans deelt jaarlijks een country-by-country rapport met de Belastingdienst. Hieronder hebben we de belangrijkste tax data voor Nederland (100% van de operationele activiteiten) opgenomen.

Dit overzicht vertegenwoordigt Heijmans N.V. en al zijn 100% (in)directe dochterondernemingen

• 1Heijmans heeft nog een aantal inactieve buitenlandse vennootschappen in zijn structuur stammend uit buitenlandse activiteiten uit het verleden en welke thans in afwachting van liquidatie zijn (lees: ‘slapende’ vennootschappen).