Risicobeheersing en procesverbetering

Alle projecten zijn voorspelbaar en dragen bij aan de winst

Het risicobewustzijn en daarmee de risicobeheersing is binnen Heijmans de afgelopen jaren sterk verbeterd. Inmiddels is het een integraal onderdeel geworden van de organisatie en de manier van werken. Het resultaat van deze inspanningen is goed zichtbaar. De houding tegenover risico’s is veranderd. Risico’s horen bij ons werk, maar we accepteren alleen die risico’s die we kunnen beheersen, beïnvloeden, mitigeren of dragen. Daarnaast moeten deze risico’s in passende verhouding staan tot het verdienvermogen. Hierdoor kunnen we beheersbare risico’s nemen en tegelijkertijd winstgevend blijven groeien.

Tegelijkertijd hebben we ook te maken met externe factoren. De oorlog in Oekraïne had in de eerste helft van 2023 onverminderd grote gevolgen voor de energieprijs en daarmee op producten die worden geproduceerd met een hoge energiecomponent. Verder houdt de schaarste van mensen en materialen aan, blijven de prijzen hoog en neemt wet- en regelgeving toe. Ook het stikstofdossier blijft nog steeds een punt van zorg in de sector. Al deze factoren leiden tot onzekerheden in onze bedrijfsvoering en voor onze medewerkers.

In alle sectoren zijn we alert op het accepteren van risico’s bij grote en/of complexe projecten en het aangaan van een samenwerking met een risicodragende partner. We brengen vooraf de cultuur, competenties en mate van soliditeit van de partner in beeld en zijn terughoudend in het gelijktijdig aangaan van te veel grote projecten. Grotere projecten zijn alleen acceptabel als dit past binnen onze competenties en onze risicobereidheid. Wanneer we met partners werken, dan werken we alleen met de juiste partners met een passende contractvorm en bijbehorende risicoverdeling. We willen alleen risico’s dragen die we kunnen beheersen en beïnvloeden, en als het project winstgevend is. Net zoals voorgaande jaren, hielden we ook het afgelopen jaar onveranderd de focus op de verhouding tussen risico-acceptatie en verdienvermogen. We blijven inzetten op marge boven volume en we kunnen constateren dat met die insteek het orderboek, zowel in omvang als ook in kwaliteit, groeit. Bijna 40% van onze omzet is terugkerend en niet projectmatig. Dit verhoogt de voorspelbaarheid, helpt het risicoprofiel te verlagen en draagt in belangrijke mate bij aan de stabiliteit van de onderneming. Het stelt ons in staat op kortere termijn de gevolgen van externe ontwikkelingen op te vangen en tegelijkertijd verder vooruit te kijken.

Procesverbetering

Binnen Heijmans hebben we veel aandacht voor kwaliteit en kwaliteitsborging. In onze processen draait het niet enkel om hoe we het werk organiseren, maar ook om de kwaliteitscontrole. Interne kwaliteitsborging op onze producten en projecten maakt inzichtelijk wat goed gaat en waar het beter kan. Zo maken we goede producten met een hoge kwaliteitsstandaard. En maken we een goede vertaalslag van de vraag van de klant naar een aanbieding. In 2023 is de start gemaakt met het registeren van verbetervraagstukken in de Sharepoint verbeterlijst. In deze lijst worden alle meldingen geregistreerd van zaken die wel en niet goed gaan. Wanneer een melding binnenkomt wordt deze gekoppeld aan een medewerker, waardoor de melding wordt opgevolgd maar ook gemonitord. Als een probleem is opgelost wordt dit automatisch gemeld aan de betrokken medewerkers. Door middel van machine learning wordt ook de rode draad in meldingen en oplossingen onderzocht om te komen tot geleerde lessen. Successen worden eveneens gemonitord en meegenomen naar een volgende tender wat de kwaliteit ten goede komt.

Vastgestelde processen borgen een uniforme werkwijze maar kunnen als ballast worden ervaren, omdat ze soms omslachtig of niet efficiënt zijn. Procesvolwassenheid staat daarom nog steeds hoog op de agenda. Door verplichte processen continu te stroomlijnen en te vereenvoudigen voorkomen we overbodige processen en procedures. Medewerkers ervaren zo steeds meer dat ze echt ondersteund worden door deze processen en dat ze daarmee hun werk beter én makkelijker kunnen doen.

Verder wordt er veel aandacht besteed aan de onboarding van nieuwe collega’s. Niet alleen de direct leidinggevende speelt hierin een rol. Ook anderen, zoals bijvoorbeeld de afdeling Veiligheid en Kwaliteit, kijken mee. Aandacht voor ‘Zo werken wij’ is er niet alleen voor nieuwe medewerkers. Teams die lang aan één groot project werken met andere partners en daarna weer terugkomen in de Heijmans-organisatie, krijgen desgewenst een kickstart om ze weer op de hoogte te brengen van al onze standaarden, tools en processen die in de tussentijd verbeterd zijn. De medewerkers waarderen dat en het draagt bij aan de continuïteit van de kwaliteit van werken en de producten die ze opleveren. Daarnaast worden medewerkers continu getraind via e-learnings op het gebied van onder meer contractmanagement, risicomanagement en cyber security.

Gebruiksvriendelijke tools

In 2023 zijn er opnieuw diverse initiatieven geïnitieerd en succesvol afgerond om onze tools continu te verbeteren en te vernieuwen. Dit met als doel om onze collega’s en klanten optimaal te ondersteunen in de uitvoering van hun werkzaamheden. Gebruiksvriendelijkheid is hierbij essentieel, ook met het oog op de krappe arbeidsmarkt. Een medewerker doet met meer plezier zijn werk als die over goede ondersteunende tools beschikt. Dit is ook zichtbaar voor onze klanten en draagt bij aan het beeld dat ze van Heijmans hebben.

Het betreft zowel de tools voor het ondersteunen van de primaire processen van Heijmans (projectvoorbereiding en -uitvoering, service en onderhoud, woningverkoop en -productie) als de tools voor ondersteunende processen (onder andere HR en finance). Tevens worden de verschillende tools steeds vaker waar nodig met elkaar verbonden. Op die manier kunnen medewerkers zoveel mogelijk vanuit één geïntegreerde omgeving hun werk doen en komt informatie van klanten rechtstreeks en zonder extra doorlooptijd en handmatig werk in systemen van Heijmans terecht. Verder ontwikkelen we steeds meer datamodellen voor het mogelijk maken van verdere analyse (operationeel en financieel) en als basis voor integrale bedrijfsbrede rapportages. In 2023 werd de IT-dienstverlening binnen Heijmans door medewerkers met een 7,9 beoordeeld.

Betrouwbare en veilige technologie en systemen

Cyberaanvallen zijn een serieuze bedreiging voor organisaties wereldwijd, dus ook voor Heijmans. Wij nemen de risico’s van phishing, ransomware en andere typen aanvallen zeer serieus. Bij Heijmans gaat er dagelijks een hoop informatie door onze handen, digitaal en op papier. Informatie van onze collega's, onze bouwprojecten én onze opdrachtgevers. Zij bouwen niet alleen mét ons, maar ook óp ons. Aan de hand van de cybersecurity roadmap ‘Secure@Heijmans’ werken wij doorlopend aan de integratie van cybersecurity in onze bedrijfsvoering, producten, diensten en projecten. Bewustwording en kennis over ons eigen doen en laten, en de eigen verantwoordelijkheid zijn hierin even belangrijk. Ook in het afgelopen jaar zijn weer stappen gezet om onze weerbaarheid wat betreft cybersecurity verder te vergroten.

Medewerkers zijn onder meer getraind op het gebied van informatieveiligheid met als doel dat iedereen binnen Heijmans weet hoe we moeten handelen, hoe we risico’s kunnen signaleren, cyberincidenten kunnen voorkomen en daarmee Heijmans veilig houden. Medewerkers kregen tevens diverse trainingen op verschillende onderwerpen, zoals social engineering, het gebruik van veilige wachtwoorden en reageren op risico’s. Een interne campagne vergrootte het bewustzijn onder medewerkers verder. En met diverse interactieve bijeenkomsten is het onderwerp veiligheidstechnologie onder de aandacht gebracht.

Veiligere en vernieuwde digitale werkplek

In 2023 zijn de laptops van vijfendertighonderd Heijmans-collega’s vervangen door een nieuwe, moderne laptop met de meest recente programma’s. De laptops zijn maximaal beveiligd door het gebruik van gezichtsherkenning en/of vingerafdruksensor. Daarnaast werd er ook een aangescherpt installatiebeleid geïntroduceerd. Hierdoor is het voor medewerkers niet meer mogelijk om zelf software te installeren. Voor medewerkers die specialistische software nodig hebben is een aparte procedure in het leven geroepen. Met deze integrale actie zorgen we in één keer voor een veiligere en vernieuwde digitale werkplek en kunnen we nog beter incidenten voorkomen. In de eerste helft van 2024 worden de laptops van overige medewerkers vervangen.

Opkomst kunstmatige intelligentie

Gezien de snelle technologische vooruitgang op het gebied van kunstmatige intelligentie staat de wereld voor een grote transformatie. Kunstmatige intelligentie, ook wel artificial intelligentie (AI) genoemd, is een wetenschap die zich bezighoudt met het creëren van een systeem dat een vorm van intelligentie vertoont. De huidige revolutie van de techniek is te verklaren vanwege de grote hoeveelheid data, rekenkracht van de huidige computer en van machine learning. Heijmans speelt op verschillende manieren op deze ontwikkelingen in.

We investeren bijvoorbeeld al volop in slimme technologie zoals machine learning. Bij Machine learning leert een computer de formules waar wij een computer in het verleden altijd mee programmeerden, nu zelf aan de hand van patroonherkenning. Deze technologie wordt onder andere ingezet bij het maken van analyses waardoor we bijvoorbeeld in een stedenbouwkundig plan beter in kunnen spelen op een omgeving of bij berekeningen die helpen bij het nemen van bepaalde beslissingen.

Daarnaast helpt het Heijmans Analytics team, gespecialiseerd in data science, de organisatie om meer data gedreven en efficiënter te werken. Hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van verschillende vormen van AI. Zo maakte generatieve AI in 2023 een aanzienlijke groei door. Generatieve AI is een vorm van kunstmatige intelligentie die, door gebruik te maken van algoritmen voor machine learning, tekst, afbeeldingen en gevarieerde inhoud kan produceren op basis van de gegevens waarop wordt getraind. We hebben in 2023 een brede verkenning gedaan naar de mogelijke toepassingen op dit gebied. Er zijn binnen Heijmans een aantal 'proof of concepts'  opgestart, waarin we kijken hoe de technologie kan bijdragen aan ons verwervingsproces, waarin we stappen zetten op het gebied van het beter en sneller verwerken van data-analyses, maar ook hoe deze technologie bijvoorbeeld onze monteurs zou kunnen ondersteunen. De eerste resultaten zijn veelbelovend en worden in 2024 verder uitgediept. Ook zal de technologie dan conform de nieuwe strategie worden ingezet voor het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen.

Heijmans organiseerde in november 2023 een tweedaagse hackathon wonen. Tijdens een uitgebreide simulatie van een gebiedsontwikkeling is met behulp van zoveel mogelijke digitale tools gekeken naar parametrisch en generatief design bij Heijmans. Hoe zetten we data, rekenkracht en AI optimaal in.

AI brengt ook bepaalde risico’s met zich mee. Om risico’s voor Heijmans te beperken hebben we spelregels voor het gebruik van AI-toepassingen opgesteld. Inmiddels is ook een AI-werkgroep van start gegaan die de ontwikkelingen vanuit diverse disciplines volgt en de kansen en risico’s voor Heijmans verder verkent.