(Zakelijk) Gedrag en Integriteit

Integer gedrag is een basisvoorwaarde voor Heijmans om succesvol te zijn. Binnen Heijmans gelden normen en waarden, hoe we integer handelen en verantwoordelijkheid nemen, naar elkaar maar ook naar derden, zoals klanten, onderaannemers en leveranciers. Wij bekijken gedrag en integriteit daarom in een breed perspectief en stellen normen op het gebied van (sociale) veiligheid, omgangsvormen met collega’s en derden, omgang met vertrouwelijke en koersgevoelige informatie. Uiteraard werken we in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, daarbij is bijzondere aandacht voor mededingingsregels, risico’s op fraude, omkoping, corruptie en belangenverstrengeling. Zo houden we het fundament van integer (zakelijk) gedrag stevig.

Impacts, risico's en kansen

Uit de analyse van de dubbele materialiteit zijn er impacts gedefinieerd op Zakelijk gedrag:

Omkoping en corruptie is naar voren gekomen door: samenwerking met publieke beleidsmakers via brancheverenigingen zoals bijvoorbeeld Bouwend Nederland en NEPROM, persoonlijke ontmoetingen, schriftelijk contact, deelname aan openbare hoorzittingen of conferenties die gericht zijn op het ondersteunen van meer inspanningen voor een gezondere en duurzamere samenleving en milieu. Heijmans ziet omkoping en corruptie in een breder verband dan de ESRS aanduidt, en beschouwt zakelijk gedrag als een breder thema waarvan de risico’s ten aanzien van omkoping en corruptie als een subthema kunnen worden gezien. 

Heijmans onderkent dat er in de setting van de hiervoor beschreven (lobby)activiteiten mogelijk risico’s ten aanzien van corruptie en omkoping zouden kunnen ontstaan, dat zou een negatieve impact op de samenleving betekenen. Echter, ook in andere activiteiten kunnen incidenten die samenhangen met corruptie en omkoping ontstaan. Denk daarbij onder andere aan de gunning van opdrachten aan leveranciers en onderaannemers. Deze bredere scope zal in de herijking van de dubbele materialiteitsanalyse worden betrokken.

Cultuur en structuur

Heijmans hecht grote waarde aan integriteit. Openheid is daarvoor een basisvoorwaarde. We stimuleren een open werkhouding door de raad van bestuur en het management het goede voorbeeld te laten geven. Ook bespreken we integriteitskwesties in de raad van bestuursvergadering en de vergaderingen van de groepsraad. Daarnaast zijn er reviewmeetings met de directies van de bedrijfsstromen. Zo proberen we onze open cultuur zo goed mogelijk te borgen. Daarnaast hebben we een structuur opgezet waarin medewerkers melding kunnen maken van gedrags- en integriteitkwesties. Als het nodig is, volgt daaruit een onderzoek en kan er actie worden ondernomen.

Zakelijk gedrag en de rol van de raad van bestuur en raad van commissarissen

Vanuit het oogpunt van good governance spelen zowel de raad van bestuur als de raad van commissarissen een belangrijke rol als het gaat om zakelijk gedrag en cultuur in de onderneming. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het uitdragen van waarden en normen die Heijmans hanteert en voor de nalevering daarvan. Die normen en waarden liggen vast in de gedragscode ‘Zó werken wij’. Conform de Nederlandse Corporate Governance Code informeert de raad van bestuur de raad van commissarissen over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking van de gedragscode en de naleving daarvan.

'Tone at the top' is belangrijk en dat wordt uitgedragen. In de toelichting die het bestuur aan het personeel geeft bij bijvoorbeeld de (half)jaarcijfers wordt regelmatig verwezen naar de mogelijkheid om (vermoedens van) misstanden en ongewenst gedrag te melden bij de compliance officer respectievelijk de vertrouwenspersonen. Daarbij wordt aangegeven dat meldingen serieus worden onderzocht en dat waar nodig maatregelen worden genomen als er overtredingen van de gedragscode ‘Zó werken wij’ of wet- en regelgeving worden geconstateerd. Daardoor wordt het bewustzijn ten aanzien van Zakelijk Zuiver handelen verhoogd en wordt gedrag dat aansluit bij de normen en waarden van Heijmans gestimuleerd.

Om hun rol in het kader van zakelijk gedrag goed te kunnen vervullen beschikken de leden van de raad van bestuur en commissarissen over deskundigheid ten aanzien van het herkennen en beoordelen van ongewenst zakelijk gedrag. Die deskundigheid maakt niet alleen deel uit van het zoekprofiel voor een lid van het bestuur of raad van commissarissen, maar wordt ook opgedaan door onder meer het deelnemen aan de trainingsprogramma’s, recent het programma Zakelijk Zuiver. Daarnaast verdiepen bestuurders en commissarissen zich in onderwerpen als fraude en risico’s ten aanzien van corruptie en omkoping door daarover te spreken met onder andere de accountant, CRO en internal audit. Ook het bespreken van integriteitsmeldingen tussen bestuur en commissarissen is nuttig voor de beeldvorming van de cultuur binnen de onderneming en bij de vraag of er aanvullende maatregelen nodig zijn bij de verbetering van bepaalde cultuuraspecten. Om specifieke kennis op te doen kunnen zowel het bestuur als de commissarissen externe deskundigen raadplegen.

Commissie Integriteit

De Integriteitcommissie adviseert het bestuur van Heijmans op het gebied van integriteit en heeft in 2024 twee keer vergaderd. De commissie bespreekt issues, dilemma’s en thema’s op het gebied van integriteit en alle daaraan gelieerde onderwerpen. Op basis daarvan volgen er aanbevelingen over het te voeren beleid. De raad van bestuur stelt het beleid vast en besluit welke acties er worden genomen. De CEO is de voorzitter van de commissie. De kernbezetting bestaat verder uit de compliance officer, de directeur Inkoop (Chief Procurement Officer), de directeur HRM (Chief Human Resources Officer), de voorzitter van de OR en de integriteitverantwoordelijke van Vastgoed. Onderwerpen van gesprek zijn onder andere de invulling van trainingen op het gebied van integriteit en gedrag, de werking van de gedragscode, verbetering van de meldstructuur en de manieren waarop integriteit blijvend onder de aandacht van medewerkers gebracht kan worden.

Meldstructuur: compliance officer en vertrouwenspersonen

Veilig werken staat bij Heijmans voorop. Dat omvat ook een veilige meldomgeving, een (werk)omgeving waarin alle medewerkers zich vrij voelen om zaken te melden die ingaan tegen de Gedragscode en/of kernwaarden, zonder dat zij zich zorgen hoeven te maken over hun positie. Dat wil zeggen dat zij een leidinggevende of vertrouwenspersoon durven op te zoeken, zonder voor hun baan te vrezen. Heijmans faciliteert die veilige omgeving door een goede meldprocedure, waarin het ook mogelijk is om anoniem te melden en door alle meldingen serieus te nemen. Ook laat Heijmans actief zien wat de gevolgen zijn van onacceptabel gedrag, onder andere door het bespreekbaar te maken op Viva Engage, het interne communicatieplatform, in managementteam- en werkoverleggen en in videoboodschappen van de raad van bestuur.

Heijmans heeft een compliance officer aangesteld als centraal aanspreekpunt en meldpunt voor (vermoedens van) misstanden en integriteitskwesties. Anonimiteit van meldingen is geborgd en de compliance officer bekijkt per melding welke acties er nodig zijn en welke procedures daarbij gelden. Ook meldt de compliance officer meldingen anoniem tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur. In veel gevallen worden kwesties op de werkvloer opgelost, bijvoorbeeld door een gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Daarnaast zijn er acht vertrouwenspersonen aangesteld bij wie medewerkers terecht kunnen die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, pesten, agressie, geweld of ander ongewenst gedrag. De groep vertrouwenspersonen is divers en bestaat uit mannen en vrouwen die zowel in functie, achtergrond als plaats en fysieke locatie in de organisatie verschillen. Medewerkers kunnen terecht bij de vertrouwenspersoon van hun keuze.

Zowel compliance officer als vertrouwenspersonen volgen jaarlijks een training om hun kennis en vaardigheden op het gebied van het behandelen van meldingen up-to-date te houden. Medewerkers zijn in het programma Zakelijk Zuiver getraind over alle aspecten van integriteit en gedrag, waaronder ook de mogelijkheden om te melden. Die mogelijkheden worden ook regelmatig opnieuw onder de aandacht gebracht op onder andere Viva Engage.

Als medewerkers de stap naar de compliance officer of vertrouwenspersoon niet kunnen of willen maken, bestaat er de mogelijkheid om anoniem misstanden door te geven. Dit kan zowel via de telefoon als via een beveiligde website, zonder tussenkomst van een menselijke operator (SpeakUp). 

Meldprocedures

Binnen Heijmans zijn procedures ingericht voor het melden van ongewenst gedrag en (vermoedens van) misstanden. Deze komen samen in de Meldprocedures Ongewenst gedrag en Misstanden waarvan de huidige versie in januari 2022 is vastgesteld.

Binnen de procedures wordt onderscheid gemaakt tussen meldingen over ongewenst gedrag dat iemand ervaart en meldingen over misstanden of vermoedens daarvan. Alle meldingen, waaronder ook vermoedens van misstanden of incidenten, worden onderzocht op een wijze die passend is bij de aard en ernst van de melding. Onderzoek kan onder meer bestaan uit het houden van interviews, dataonderzoek, internal audit en onderzoek door een externe partij.

De procedure over ongewenst gedrag en ongewenste omgangsvormen staat open voor werknemers, oud-werknemers en andere arbeidskrachten die voor Heijmans werken zoals zzp’ers, stagiairs en uitzendkrachten. 

De procedure voor het melden van integriteitsschendingen en (vermoedens van) misstanden staat open voor werknemers, oud-werknemers, personen die op een andere basis voor Heijmans werkzaam zijn zoals afstudeerders, zzp’ers en uitzendkrachten en verder voor iedereen die op enige wijze zakendoet of heeft gedaan met Heijmans, bijvoorbeeld klanten, leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners. Bij een (vermoeden van of dreigende) misstand moet gedacht worden aan zaken waarbij de reputatie, integriteit en bedrijfsvoering van Heijmans in het geding kan zijn. Het gaat om situaties die het niveau van één geval of enkele persoonlijke gevallen overstijgen.

Voorbeelden van integriteitsschendingen en misstanden zijn corruptie en omkoping, fraude, overtreding van mededingingswetgeving, ontoelaatbare nevenfuncties, contacten met onbetrouwbare relaties of het lekken van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Overtreding van nationale en Europese wet- en regelgeving valt hier ook onder. Een integriteitsschending is een situatie waarin de normen en waarden van Heijmans worden geschonden, dus waarbij medewerkers zich niet houden aan de Heijmans Gedragscode. Wij verstaan hieronder ook (vermoedelijke) overtredingen van andere interne Heijmans procedures. Het kunnen (mogelijke) overtredingen zijn die ook de reputatie en integriteit van Heijmans in het geding brengen, maar het kan ook om onacceptabel gedrag gaan, tegen collega’s of tegen anderen. Bij onregelmatigheden gaat het om fouten in uitvoering, processen of procedures binnen Heijmans die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen. Meldingen over voornoemde gevallen worden in behandeling genomen door de compliance officer.

Bij de aanstelling van zowel vertrouwenspersonen als compliance officer wordt aan hen schriftelijk bevestigd dat zij geen nadelige arbeidsrechtelijke gevolgen kunnen ondervinden als gevolg van hun werkzaamheden in genoemde rollen.

Ook de medewerker die een melding doet of een klacht indient mag daar op geen enkele wijze nadeel van ondervinden. Hij mag dus wegens het doen van een melding niet ontslagen worden, onvrijwillig overgeplaatst worden of een promotie geweigerd worden. Maar hij mag ook in zijn werkomgeving niet gepest, genegeerd of geïntimideerd worden.

Dit zogenaamde benadelingsverbod, dat is opgenomen in de Meldprocedures, geldt ook voor andere medewerkers die een rol spelen in de melding door bijvoorbeeld een verklaring af te leggen. Ook degene die beschuldigd wordt heeft recht op bescherming. Immers, iemand is onschuldig totdat het tegendeel bewezen is. Leidinggevenden en HR spelen daarbij een belangrijke rol. Samen zorgen we ervoor dat Heijmans een veilige omgeving biedt waarin iedereen zich durft uit te spreken.

Onderzoek door de compliance officer wordt gedaan conform de meldprocedure. Het uitgangspunt is om snel, maar bovenal zorgvuldig onderzoek te doen op een discrete manier. De compliance officer heeft een onafhankelijke rol en zet de onderzoekslijnen uit en schakelt indien nodig externe expertise in. Ook kan Internal Audit bij een onderzoek worden betrokken.

In het onderzoek worden geen leden van het management betrokken die betrokken zijn bij de te onderzoeken zaak.

De compliance officer rapporteert over de meldingen, de aard daarvan, de verrichte onderzoeken en de uitkomsten daarvan aan de general counsel die weer rapporteert aan de raad van bestuur. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de bespreking van relevante meldingen met de raad van commissarissen. Een totaaloverzicht van meldingen, de aard daarvan, de verrichte onderzoeken en de uitkomsten daarvan wordt geanonimiseerd opgenomen in de CRO (Risk)-rapportage die per kwartaal wordt opgesteld.

Zakelijk Zuiver

Heijmans hecht grote waarde aan integer gedrag van zijn medewerkers, dat is een randvoorwaarde voor een succesvol bedrijf. Daarom is het programma Zakelijk Zuiver ontwikkeld, dat bestaat uit een e-learning en fysieke dialoogsessies waarin collega’s met elkaar in gesprek gaan over dilemma’s. De dialoogsessies zijn eind 2023 afgerond en daaraan hebben vrijwel alle medewerkers deelgenomen. Directe medewerkers volgen een module Zakelijk Zuiver in de CAO-scholingsdagen. De e-learning maakt een vast onderdeel uit van het onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. Om het thema gedrag en integriteit blijvend onder de aandacht van medewerkers te houden, besteedt de raad van bestuur hier aandacht aan in videoboodschappen, worden er workshops en toolboxen gehouden en wordt er aandacht aan besteed op Viva Engage.

Er is op dit moment geen specifiek beleid ten aanzien van training van specifieke doelgroepen, leermiddelen en frequentie van trainingen, dit is onderwerp van overleg tussen de raad van bestuur en HR.

De onderdelen van het programma Zakelijk Zuiver zijn voor alle medewerkers verplicht. Dat wil zeggen dat ook medewerkers met een risicovolle functie het programma aangeboden krijgen, derhalve wordt 94,06% van die risicovolle functies afgedekt. De leden van de raad van bestuur hebben er ook aan deelgenomen. De voorzitter van de raad van bestuur en leden van het senior management hebben dialoogsessies in het kader van Zakelijk Zuiver gefaciliteerd en zijn zo nog beter in staat om het goede gesprek over dilemma’s op het gebied van zakelijk gedrag te bespreken en om een consistente lijn in het door Heijmans gewenste gedrag uit te dragen. 

Bij functies die meer dan andere functies blootstaan aan de risico’s van omkoping en corruptie kan gedacht worden aan medewerkers van inkoop die veel contact hebben met leveranciers, managers die de bevoegdheid hebben om contracten te gunnen en/of die de beschikking hebben over gevoelige bedrijfsinformatie. Voor het boekjaar 2024 zijn op basis van autorisatiematrices bepaald welke functies als risicovol bestempeld kunnen worden. Tot op heden zijn er geen aparte programma’s aangeboden aan medewerkers met een risicovolle functie, enkel het programma Zakelijk Zuiver.

Binnen de e-learning Zakelijk Zuiver wordt door middel van dilemma’s aandacht besteed aan verschillende aspecten van zakelijk gedrag zoals de omgang met vertrouwelijke informatie en gebruik van bedrijfsmiddelen en grensoverschrijdend gedrag. Bij dat laatste kan gedacht worden aan (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie en geweld. Er wordt ook aandacht besteed aan eerlijk en integer handelen, dat wil zeggen dat we (een schijn van) belangenverstrengeling willen voorkomen en ook dat we zoveel mogelijk voorkomen dat medewerkers blootstaan aan risico’s als corruptie en omkoping. Er is op dit moment geen aparte training op het gebied van anticorruptie en omkoping. Alle nieuwe medewerkers, dus ook medewerkers die een risicovolle functie bekleden, zijn in 2024 uitgenodigd voor het onboardingsprogramma waarvan de e-learning Zakelijk Zuiver deel uitmaakt. Van de medewerkers met een risicovolle functie heeft 94,06% in 2024 deelgenomen aan de onboarding. Uiteraard wordt ook benadrukt dat wij ons aan de wet houden, en dat zaken als fraude en handelen in strijd met mededingingsregels niet geaccepteerd worden.

De normen die Heijmans hanteert op het gebied van zakelijk gedrag zijn opgenomen in de gedragscode ‘Zó werken wij’ die op iedere medewerker van toepassing is en die in het onboardingsprogramma aan de orde komt. Ook medewerkers van leveranciers en onderaannemers worden via de standaardvoorwaarden van Heijmans gebonden aan deze of aan hun eigen gedragscode.

Leden van de raad van commissarissen hebben de e-learning Zakelijk Zuiver gevolgd en worden door de raad van bestuur geïnformeerd over de werking van het programma.

Gedragscode Heijmans

De Gedragscode Heijmans is niet vrijblijvend en geldt voor iedereen die met Heijmans te maken heeft: het bestuur, onze (tijdelijke) collega’s, maar ook onze partners, onderaannemers en leveranciers.

Dilemma’s en gedrag

Heijmans is ervan overtuigd dat gedrag grote impact heeft op de kwaliteit en het resultaat van de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan de impact van gedrag op het gebied van veiligheid; in de bouwbranche maak je hiermee het verschil.

Nog steeds wordt Heijmans geconfronteerd met integriteits- en gedragskwesties. Niet iedereen heeft dezelfde opvatting over wat wel en niet toelaatbaar is. Een groot deel van de gemelde kwesties heeft betrekking op onderstaande dilemma’s:

Wel versus niet aanspreken

Door elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag – volgens de normen die worden nagestreefd – wordt meer openheid en uiteindelijk gewenst gedrag gestimuleerd. Elkaar aanspreken is een vorm van eigenaarschap en van je verantwoordelijk voelen. Spreek elkaar bijvoorbeeld aan op het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, het scheiden van afval op bouwplaatsen of het bewust incorrect indienen van declaraties, het gebruik van bedrijfsmiddelen voor privégebruik en ongewenst gedrag tegen elkaar of derden. Om het medewerkers makkelijker te maken elkaar aan te spreken, organiseren we dilemmabijeenkomsten, hebben we toolboxen en staat het onderwerp integriteit en gedrag regelmatig op de agenda van werkoverleggen. Daarin worden bepaalde issues of bepaald gedrag in alle openheid besproken.

Aanvaardbaar versus onaanvaardbaar gedrag

De grens tussen aanvaardbaar en onaanvaardbaar gedrag is soms moeilijk aan te geven, maar wel cruciaal voor de cultuur op de werkvloer. Heijmans vindt een veilige werkomgeving – waarin iedereen met respect wordt behandeld – een eerste vereiste. Onaanvaardbaar gedrag wordt niet geaccepteerd. Waar nodig nemen we passende maatregelen.

Zelfbepaalde regels versus geldende regels

Niet iedereen houdt zich aan de regels van onze Gedragscode. Dat kan gelden voor declaratiegedrag, beloningen of het omgaan met bedrijfsmiddelen. Het kan voor (nieuwe) medewerkers moeilijk zijn om collega’s te wijzen op de feitelijk geldende regels. Daarom wordt in onder andere werkoverleggen, toolboxen, managementbijeenkomsten, voortgangsgesprekken en in het programma Zakelijk Zuiver aandacht besteed aan het thema gedrag en integriteit. En aan het belang dat Heijmans hecht aan een veilige werkomgeving waarin iedereen zich uit durft te spreken.

Aanvullende en afzonderlijke reglementen

In sommige beleidsstukken zijn waarden uit de Gedragscode in aanvullende en afzonderlijke reglementen vastgelegd:

• Interne meldprocedures ongewenst gedrag en misstanden
  Voor situaties waarin het moeilijk is een oplossing te vinden binnen de dagelijkse werksituatie zijn interne meldprocedures ongewenst gedrag en misstanden van toepassing. In deze procedures staan de stappen waarmee ongewenst gedrag en (het vermoeden van) misstanden kunnen worden gemeld. Daarnaast staat beschreven hoe een onderzoek naar een melding verloopt en welke rol het management daarin speelt.

• Reglement Voorwetenschap Koninklijke Heijmans N.V.
  Dit reglement bevat bepalingen die van toepassing zijn op bij de wet genoemde functionarissen en op overige Heijmans-medewerkers. Het reglement is aangepast na de invoering van Europese Verordening Marktmisbruik medio 2016.

• Reglement privébeleggingen
  Er is een reglement privébeleggingen voor de raad van bestuur en de raad van commissarissen. De voorzitter van de raad van bestuur is compliance officer voor transacties in (certificaten van) aandelen en opties voor het lid/de leden van de raad van bestuur. De voorzitter van de raad van commissarissen fungeert als compliance officer voor de voorzitter van de raad van bestuur.

Integriteit en gedrag

De eisen die we stellen aan onze medewerkers op het gebied van integriteit en gedrag zijn vastgelegd in een aantal regelingen en richtlijnen:

Dossierverklaring: deze verklaring houdt in dat de verantwoordelijke manager expliciet verklaart dat er bij de totstandkoming van de offerte geen sprake is geweest van concurrentiebeperkend gedrag. De verklaring is onderdeel van het zogenaamde eindblad, de berekening van de aanbiedingsprijs die door de directie en bestuur wordt afgetekend.

Integriteitsgevoelige functies: binnen Heijmans is de ‘procedure integriteitsgevoelige functies’ van toepassing. Onder deze functies vallen onder meer de leden van de raad van bestuur, leden van de groepsraad, leden van het senior management en een aantal specifiek benoemde functionarissen. Voor deze functies is een screening vereist. Medewerkers in deze functie – of sollicitanten – moeten een Eigen Verklaring Justitiële Antecedenten en een Verklaring Omtrent Gedrag aanleveren.

Reviews: de raad van bestuur bespreekt integriteitskwesties en deelt ze anoniem in managementteams. In overleg met de commissie Integriteit, ziet de raad van bestuur toe op vertaling van meldingen en kwesties naar passend beleid.

Gedragscode Heijmans: de code ‘Zó werken wij’ gaat over respectvolle omgang met elkaar, veiligheid, integriteit, eerlijkheid en het volgen van regels. De Gedragscode geldt voor iedereen die bij of voor Heijmans werkt. Aan de Gedragscode is een sanctiebeleid gekoppeld. Van managers vragen we voorbeeldgedrag. De Gedragscode maakt integraal onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst met vast en tijdelijk personeel en geldt ook voor zelfstandigen waarmee Heijmans werkt.

Integriteit is een vast onderwerp bij sollicitatiegesprekken en introductieprogramma’s.

Ter bevordering van de integriteit in de projectontwikkeling heeft Heijmans Vastgoed in 2009 een Transactieregister opgezet conform de NEPROM-Gedragscode. Dit is een aanvulling op het kwaliteitsmanagementsysteem en de Heijmans Gedragscode. In het transactieregister worden de relevante gegevens van elke business-to-business vastgoedtransactie vooraf onderzocht, vastgelegd en gedocumenteerd. Hierdoor kunnen transacties achteraf worden getoetst op correctheid, integriteit en wettelijkheid. Dit is ook vastgelegd in het Heijmans Inkoopbeleid.

Inkoopbeleid: nieuwe leveranciers vragen we een ‘Verklaring duurzaamheid’ te ondertekenen. In deze verklaring staan spelregels opgenomen voor minimale vereisten en verbeteringen van sociale aspecten, arbeidsomstandigheden en veiligheid, gezondheid en milieu.

Bestrijding corruptie en omkoping

Het vertrouwen dat opdrachtgevers, partners, aandeelhouders en medewerkers hebben in ons bedrijf, is cruciaal voor ons bestaansrecht. Dat vertrouwen kan worden geschaad door corruptie of omkoping. De bestrijding daarvan maakt daarom deel uit van het algemene complianceprogramma binnen Heijmans. Heijmans heeft een anti-corruptie- en -omkopingsbeleid dat geldt voor alle medewerkers en andere arbeidskrachten. In dit beleid is rekening gehouden met het doel en de strekking van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie dat alle lidstaten bindt. In de berichten die met regelmaat over integriteit en gedrag intern worden gepubliceerd wordt ook specifiek aandacht besteed aan het anti-corruptie- en -omkopingsbeleid zodat alle medewerkers daarvan op de hoogte zijn. De Gedragscode van Heijmans is op elke arbeidsovereenkomst van elke medewerker van toepassing en de inhoud daarvan komt ook aan bod in het onboardingsprogramma. Daarin staat aangegeven dat Heijmans verwacht dat medewerkers daadwerkelijke of schijnbare belangenverstrengeling tussen persoonlijke en zakelijke belangen vermijden. Medewerkers mogen geen giften of uitnodigingen aannemen die hun onafhankelijkheid in gevaar kunnen brengen. Ook het aanbieden ervan kan de onafhankelijkheid van Heijmans of van de ontvanger in het geding brengen. Ons bedrijf en onze medewerkers moeten zich strikt houden aan de wettelijke regels en algemeen geaccepteerde normen die voor de bedrijfsvoering gelden en die tot uitdrukking komen in eigen richtlijnen, bijvoorbeeld het Transactieregister dat binnen Heijmans Vastgoed wordt toegepast. Ook leggen we de Gedragscode – of een gelijkwaardige code – op aan onderaannemers en partners waarmee we zaken doen.

Als een medewerker door de aard van zijn functie te maken kan krijgen met corruptie en omkoping, besteden we daar extra aandacht aan. Bijvoorbeeld door deze medewerkers extra training aan te bieden. Onze e-learning Zakelijk Zuiver behandelt dit soort situaties, lees hierover meer in de alinea over Zakelijk Zuiver. Dit geldt onder meer voor de afdeling Inkoop. Op deze afdeling zijn er maatregelen genomen om het risico op omkoping of corruptie zo klein mogelijk te houden. Zo is de afdeling centraal georganiseerd, waardoor meer direct toezicht ontstaat. Er is sprake van functiescheiding en het vierogenprincipe. Er worden standaardcontracten gebruikt die digitaal worden uitgewisseld. Ook worden voorkeursleveranciers centraal en zeer zorgvuldig geselecteerd en geëvalueerd op basis van een transparante beoordelingssystematiek. Leveranciers die niet voldoen aan de normen van Heijmans kunnen niet langer voorkeursleverancier zijn. Deze aanpak is zeer succesvol gebleken. De indicatoren die bij dit thema horen, zijn ‘Inkoop-spend bij voorkeursleveranciers’ en ‘Inkoop-spend bij voorkeursleveranciers met raamcontract met getekende duurzaamheidsverklaring’.

De procedure voor het melden van integriteitsschendingen en (vermoedens van) misstanden, waaronder corruptie en omkoping, staat open voor werknemers, oud-werknemers, personen die op een andere basis voor Heijmans werkzaam zijn zoals afstudeerders, zzp’ers en uitzendkrachten en verder voor iedereen die op enige wijze zakendoet of heeft gedaan met Heijmans, bijvoorbeeld klanten, leveranciers, onderaannemers en andere dienstverleners. Bij een (vermoeden van of dreigende) misstand moet gedacht worden zaken waarbij de reputatie, integriteit en bedrijfsvoering van Heijmans in het geding zijn. Het gaat om situaties die het niveau van één geval of enkele persoonlijke gevallen overstijgen. Vermoedens of gevallen van omkoping en corruptie kwalificeren als zodanig.

Corruptie en omkoping, of vermoedens daarvan, worden onderzocht door de compliance officer conform de meldprocedure die is beschreven in de paragraaf 'Meldprocedures'. De compliance officer rapporteert daarover op de manier die in de paragraaf 'Meldprocedures' is beschreven.

In het boekjaar 2024 zijn geen er geen gevallen van corruptie noch van omkoping vastgesteld. Indien sprake is van inbreuken op procedures en normen voor de bestrijding van corruptie en omkoping zullen maatregelen worden genomen om toekomstige overtredingen zoveel als mogelijk te voorkomen. Daarbij kan gedacht worden aan het aanscherpen van het vierogenprincipe, extra aandacht voor interne bevoegdheden zoals op grond van de autorisatiematrices en het verstrekken van informatie over de gevolgen voor Heijmans van overtredingen op dit gebied.

Omgang met leveranciers en onderaannemers

Heijmans eist van leveranciers en onderaannemers dat zij de Gedragscode van Heijmans naleven en handelen in overeenstemming met de in de ‘Verklaring Duurzaamheid’ opgenomen principes en eisen. Indien de eigen gedragscode van leveranciers voldoet aan de Heijmans-norm wordt die ook toegestaan. In de offerteaanvragen die door de afdeling Inkoop of vanuit 12Build, een SaaS-platform dat hoofdaannemers en bouwspecialisten verbindt om het offerteproces in de bouwsector efficiënter te maken, worden verstuurd naar leveranciers/onderaannemers zijn de duurzaamheidscriteria opgenomen. Daarbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden en het verplichte VGM-plan (Veiligheid, Gezondheid, Milieu) in het geval van onderaanneming. Ook wordt bij de offerteaanvraag aan de leverancier/onderaannemer gevraagd een MKI-berekening (Milieu Kosten Indicatie) aan te leveren. Dit wordt als volgt uitgevraagd: Schaduwkosten: elk product heeft schaduwkosten, om beter inzichtelijk te krijgen hoe groot de impact van een product is, is het onze ambitie om meer inzicht te krijgen in de MKI-waarden. MKI staat voor Milieu Kosten Indicator en is een afgeleide van de LCA (Levenscyclusanalyse) en geeft schaduwkosten weer. Wij verzoeken u een schaduwprijsindicatie per product (type) toe te voegen bij het aanleveren van de offerte.

Met voorkeursleveranciers zijn er reguliere accountgesprekken waarin onder andere thema’s als duurzaamheid, veiligheid (inclusief sociale veiligheid) en innovatie aan bod komen. In de applicatie Evaluator waar de prestaties van leveranciers worden gemeten, komt ook duurzaamheid aan bod. Waar nodig wordt de uitkomst van de evaluatie besproken met de leverancier.

Indien op basis van de door de leverancier/onderaannemer aangeleverde aanbieding en/of informatie blijkt dat deze partij niet kan voldoen aan de door Heijmans gestelde eisen op het gebied van duurzaamheid, kan besloten worden deze partij uit te sluiten, tenzij er een gerechtvaardigde reden is om wel diensten van de betreffende partij af te nemen.

Betaaltermijnen

Heijmans hanteert betaaltermijnen die wettelijk gelden, de mkb-betaaltermijn van dertig dagen, of die contractueel met partijen zijn afgesproken. Die laatste betaaltermijnen kunnen variëren van veertien tot zestig dagen. De gehanteerde termijnen zijn in onderstaande tabel opgenomen. In de derde kolom is het percentage opgenomen van de betalingen dat betrekking heeft op de verschillende termijnen.

Zoals kan worden opgemaakt uit onderstaande tabel blijkt dat Heijmans gemiddeld later betaalt dan Van Wanrooij. Dit komt voornamelijk doordat Heijmans een wekelijks betalingsproces hanteert, waardoor veel betalingen enkele dagen buiten de gestelde betalingstermijn vallen. Als wordt uitgegaan van de gestelde betalingstermijn + 7 dagen wordt 91% van de facturen op tijd betaald. Overige redenen voor de vertraagde betalingen (betalingstermijn + 7 dagen) zijn:

• Onderaannemers of leveranciers dienen facturen in voor mijlpalen of diensten die nog niet volledig zijn geleverd. Deze facturen worden aanvankelijk afgekeurd door Heijmans, waardoor de oorspronkelijke betalingstermijn niet kan worden gehaald.

• Indien een factuur niet volledig is en/of ontbrekende gegevens bevat, door bijvoorbeeld de gestelde eisen vanuit de Wet Ketenaansprakelijkheid, wordt deze teruggestuurd. Wanneer de factuur later opnieuw wordt ingediend met de oorspronkelijke factuurdatum, leidt dit tot een latere betaling dan de gestelde termijn.

Verder wordt voor facturen van Nutsbedrijven intern een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd om ervoor te zorgen dat we op tijd betalen. De officiële betaaltermijn is echter 30 dagen en nagenoeg alle facturen worden binnen deze officiële betaaltermijn betaald.

Hoewel het streven is om facturen binnen de afgesproken termijnen te betalen, kunnen deze factoren zorgen voor vertragingen in de verwerking.

De gemiddelde termijn waarop een factuur wordt betaald, gerekend vanaf de datum waarop de wettelijke of contractuele betaaltermijn begint te lopen, is 38 dagen. De berekening is gebaseerd op feitelijke data.

De onderneming hanteert een werkwijze om laattijdige betalingen tegen te gaan. 

Om een realistische en consistente betalingsverwerking te waarborgen, wordt onze organisatie nadrukkelijk verzocht om geen betaaltermijnen van acht of veertien dagen te hanteren. Het hanteren van dergelijke korte termijnen kan bij leveranciers verwachtingen scheppen die in de praktijk niet altijd haalbaar zijn, wat kan leiden tot ontevredenheid en verstoringen in de samenwerking.

Door vast te houden aan de standaard betaaltermijnen en een realistische betalingsplanning te volgen, wordt voorkomen dat onnodige druk op het proces ontstaat en wordt de betrouwbaarheid van betalingen gewaarborgd. Dit draagt bij aan een stabiele en transparante financiële afhandeling.

Aan de hand van de mkb-criteria wordt door Inkoop Support vastgesteld of de leverancier een mkb-bedrijf is of niet. Als twee van de onderstaande criteria van toepassing zijn dan betreft het een mkb-bedrijf:

• Omzet < € 40 miljoen

• Activa < € 20 miljoen

• Minder dan 250 medewerkers

Indien de leverancier voldoet aan de mkb-criteria, wordt de betaaltermijn op dertig dagen gezet en wordt dat in het systeem als mkb aangeduid. In de overige gevallen is de standaard betaaltermijnen veertien - zestig dagen, afhankelijk van het type leverancier, zoals zichtbaar in de tabel.

Van Wanrooij maakt op dit moment nog gebruik van hun eigen systemen en beleid. Het bovenstaande is alleen van toepassing voor Heijmans. Uiteraard hanteert Van Wanrooij de wettelijke betaaltermijnen inzake mkb.

In het boekjaar 2024 zijn er geen juridische procedures jegens Heijmans aanhangig gemaakt of afgerond wegens laattijdige betalingen.